Cách tốt nhất để quản lý đồ cùng văn phòng phẩm cho doanh nghiệp
Má»—i doanh nghiệp Ä‘á»u không thể thiếu văn phòng phẩm, vá»›i vô và n các dụng cụ trong đó việc quản lý thá»±c sá»± rất rắc rối mà không phải ai cÅ©ng có thể là m được.
Có khá nhiá»u việc phải chú trá»ng trong việc quản lý văn phòng phẩm nhÆ°ng chi phà có lẽ là ng việc quan trá»ng nhất, nó ảnh hưởng trá»±c tiếp đến ngân sách của công ty bạn.Quản lý văn phòng phẩm không chỉ giá»›i hạn vá»›i những công việc nắm được số lượng, những loại dụng cụ cần được mua mà nó còn đòi hởi việc sắp xếp thế nà o giúp dá»… tìm ra nhất,.. 6 bÆ°á»›c sau giúp bạn thá»±c hiện hiệu quả những vẫn Ä‘á» trên.
Bước 1: Rà soát danh mục văn phòng phẩm hiện có
Nắm được số lượng văn phòng phẩm còn có trong công ty ở thá»i Ä‘iểm hiện tại rất quan trá»ng và cÅ©ng bÆ°á»›c đầu tiên bạn nên thá»±c hiện.
Hiểu rõ vá» văn phòng phẩm của công ty cả vá» số lượng và chất lượng sẽ giúp bạn Ä‘Æ°a ra các quyết định chÃnh xác trong các bÆ°á»›c tiếp theo.
BÆ°á»›c 2: Liệt kê các dụng cụ cần thiết trong thá»i gian tá»›i
Chi phà công ty được tiết kiệm hÆ¡n khi được chi tiêu và o các dụng cụ cần thiết nhất, vá»›i các dụng cụ văn phòng phẩm có nhu cầu cao trong các văn phòng bạn nên tăng số lượng mua đồng thá»i giảm bá»›t và loại trừ má»™t số loại sẽ không cần thiết sá» dụng.
BÆ°á»›c 3: Khuyến khÃch sá» dụng lại các dụng cụ văn phòng phẩm
Một số loại văn phòng phẩm đã qua sỠdụng tưởng chừng sẽ phải vứt đi, tuy nhiên nếu bạn biết cách tái chế chúng, sẽ có thể sỠdụng trong các lần tiếp theo.
Các váºt dụng nhÆ° bìa cứng, cặp Ä‘á»±ng tà i liệu hay giấy A4 Ä‘á»u có thể được sỠđụng lại, không những giảm thiểu lượng rác thải ra môi trÆ°á»ng mà còn tiết kiệm má»™t khoản chi phà lá»›n cho công ty.
BÆ°á»›c 4: Chá»n công ty cung cấp văn phòng phẩm
Vá»›i việc đặt mua các váºt dụng trong danh sách đã láºp ra từ 2 bÆ°á»›c đầu tiên, đầu tiên hãy há»i thăm những ngÆ°á»i có kinh nghiệm trÆ°á»›c đó để có được má»™t số tên nhà phân phối chất lượng, sau đó bạn tiến hà nh so sách mẫu mã và chất lượng cÅ©ng nhÆ° giá tiá»n của các váºt dụng vá»›i nhau, tÃnh toán xem mua ở đâu chất lượng và có lợi vá» kinh tế nhất cho công ty bạn.
Bước 5: Quản lý kho lưu trữ
Thông thÆ°á»ng nếu không được táºp trung tại má»™t nÆ¡i cố định, dụng cụ sẽ bị phân tán khắp nÆ¡i cÅ©ng, kho nên rá»™ng rãi và thoáng mát nhằm giữ chất lượng cho văn phòng phẩm cÅ©ng nhÆ° giảm thiểu các tai nạn cháy nổ không móng muốn.
Nên có má»™t nhân viên trông chừng, bảo vệ kho riêng, ngÆ°á»i nà y sẽ có trách nhiệm giữ chìa khóa cÅ©ng nhÆ° kiểm soát những ngÆ°á»i ra và o kho, không những đảm bảo an toà n cho văn phòng phẩm mà còn trách tình trạng mất mát do bị trá»™m.
BÆ°á»›c 6: Cáºp nháºp số lượng văn phòng phẩm thÆ°á»ng xuyên
Kiểm soát số lượng văn phòng phẩm thÆ°á»ng xuyên luôn Ä‘Æ°a ra phÆ°Æ¡ng án mua má»›i có lợi cho doanh nghiệp, bạn sẽ biết mua cái gì và đặt vá»›i số lượng ra sao, ngoà i việc sá» dụng các bản thống kê bằng tay bạn có thể sá» dụng các công cụ phần má»m nhâp dữ liệu để các tÃnh toán và thông số chÃnh xác hÆ¡n.
Hy vá»ng vá»›i những chia sẻ trên sẽ giúp Ãch bạn quản lý văn phòng phẩm dá»… dà ng hÆ¡n cÅ©ng nhÆ° chi phà doanh nghiệp sẽ được thu gá»n. Ngoà i ra bạn nên tham khảo các cách là m của những ngÆ°á»i có kinh nghiệm từ trÆ°á»›c để ngà y cà ng nâng cao khả năng sắp sếp quản lý của mình.
Bà quyết là m cho môi trÆ°á»ng là m việc của bạn đầy đủ tiện Ãch vá»›i váºt phẩm văn phòng chất lượng
Äể cho công việc của các bạn thuáºn lợi nhất và không bị trì trệ thì các váºt phẩm văn phòng luôn là những thứ rất cần thiết.Lá»±a chá»n các váºt phẩm văn phòng sao cho phù hợp nhất vá»›i công việc của bạn rất quan trá»ng nó liên quan đến chất lượng công việc.
Lý do nên lá»±a chá»n nhà cung cấp đồng bá»™ văn phòng phẩm. Hiện nay, nhiá»u công ty hay doanh nghiệp thÆ°á»ng không có sản phẩm văn phòng dá»± trữ trÆ°á»›c bởi thÆ°á»ng mua trá»±c tiếp sản phẩm nhá» lẻ.Ngoà i ra các doanh nghiệp thÆ°á»ng không có kho hoặc diện tÃch kho nhá» không đủ chứa thì mua trá»±c tiếp sẽ hợp lý, nhÆ°ng khi có vấn Ä‘á» công việc cần giải quyết gấp thì khá bất tiện khi phải trì hoãn, chỠđợi.
Khi Ä‘Æ°a và o sá» dụng các thiết bị văn phòng, theo thá»i gian và công năng sá» dụng mà dần dần có thể gặp vấn Ä‘á» hao mòn hay trục trặc há»ng hóc. Những lúc nhÆ° váºy, bạn và các đồng nghiệp sẽ phải mất thá»i gian, trì hoãn các công việc để đợi các nhà cung cấp tá»›i kiểm tra sá»a chữa các loại máy móc thiết bị.
HÆ¡n nữa, không phải bất kì khi nà o công ty bạn văn phòng phẩm quáºn 8 cÅ©ng có thể ngay láºp tức tìm kiếm trên internet hay liên lạc được ngay nhà cung cấp sá»a chữa uy tÃn, đảm bảo chất lượng và sẵn sà ng đến kiểm tra luôn hiện tại.Thêm nữa, việc thanh toán mua bán số lượng lá»›n các loại văn phòng phẩm từ những nhà cung cấp uy tÃn bao giá» cÅ©ng sẽ có giá thà nh tiết kiệm phù hợp hÆ¡n nhiá»u khi mua nhá» lẻ.
Việc lá»±a chá»n đồng bá»™ thiết bị và sản phẩm văn phòng từ nhà cung cấp uy tÃn sẽ đảm bảo chất lượng, tiện lợi nhanh chóng trong xá» lý, cách phục vụ chuyên nghiệp sẽ Ä‘em lại sá»± hà i lòng cho các doanh nghiệp, công ty. Và nên dá»± trữ trong văn phòng má»™t số đồ dùng thiết yếu Ä‘á» phòng sá»± cố xảy ra.
Các loại văn phòng phẩm không nên chá»n
Những sản phẩm văn phòng phẩm có giá thấp hÆ¡n nhiá»u so vá»›i thị trÆ°á»ng: các loại sản phẩm nà y sẽ thÆ°á»ng là hà ng trôi nổi nháºp láºu hoặc không có xuất xứ nguồn gốc rõ rà ng, do đó không đảm bảo được chất lượng khi Ä‘Æ°a và o sá» dụng văn phòng phẩm rẻ mà còn có thể gặp sá»± cố, gây há»ng các thiết bị khác. Và công việc tại công ty bạn sẽ phải trì hoãn, gián Ä‘oạn, tổn thất khi gặp sá»± cố không đáng.
Những váºt phẩm văn phòng mang mẫu khác: xuất hiện trôi nổi trên thị trÆ°á»ng vá»›i mẫu mã khác và lạ nên bắt mắt nhÆ°ng những sản phẩm nà y chỉ được mua bán lÆ°u thông trong thá»i gian ngắn mang tÃnh thá»i vụ để câu khách hà ng, vá» sau văn phòng phẩm quáºn 5 khi không đảm bảo được giá trị và chất lượng sẽ tá»± biến mất khá»i thị trÆ°á»ng. Các sản phẩm văn phòng phẩm hà ng giả hoặc hà ng nhái: sản phẩm thuá»™c nhóm nà y chắc chắn kém chất lượng nhÆ°ng có mẫu mã giả tinh vi nhÆ° hà ng tháºt, các dấu hiệu nháºn biết và phân biệt không há» dá»… dà ng chút nà o vá»›i cả những ngÆ°á»i được cho là có kinh nghiệm mua bán.
Bởi chất lượng kém nên thá»i gian sá» dụng sẽ hạn chế và thÆ°á»ng xuyên xảy ra sá»± cố, há»ng hóc không đáng dẫn đến ảnh hưởng đến công việc và tổn thất cho công ty, doanh nghiệp. Do váºy, để tránh “tiá»n mất táºt mang†hãy lá»±a chá»n sáng suốt má»™t nhà cung cấp sản phẩm uy tÃn và đảm bảo chất lượng để không phải bá» ra má»™t số tiá»n lá»›p mà lại không có chất lượng mong muốn.
Kinh nghiệm bá» túi khi chá»n các văn phòng phẩm
DÆ°á»›i đây là má»™t số lÆ°u ý khi lá»±a chá»n văn phòng phẩm.
Lá»±a chá»n các sản phẩm được ngÆ°á»i tiêu dùng tin tưởng.
Giá cả ổn định, phù hợp và Ãt biến Ä‘á»™ng.
Cách sá» dụng cá»±c Ä‘Æ¡n giản, dá»… dà ng sá»a chữa, thay thế khi gặp trục trặc, sá»± cố.
Không nên lá»±a chá»n chỉ má»™t loại sản phẩm.
Sản phẩm váºt phẩm văn phòng mang thÆ°Æ¡ng hiệu uy tÃn.
Các nhà sản xuất thiết bị, sản phẩm văn phòng phẩm có thÆ°Æ¡ng hiệu uy tÃn sẽ có kinh nghiệm và các nghiên cứu cụ thể Ä‘em đến những sản phẩm đảm bảo chất lượng, Ä‘em để sá»± yên tâm khi sá» dụng vá»›i nhiá»u mẫu mã, kiểu dáng Ä‘a dạng phong phú cho bạn lá»±a chá»n.